Ägardirektiv för Kopparstaden AB

Antaget av kommunfullmäktige den 12 sept 2012, § 154 
Antaget av bolagsstämma den 7 maj 2013

1. Bolaget som organ för kommunal verksamhet 

Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Falu Kommun. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt och har att följa utfärdade direktiv, exempelvis via policys och riktlinjer, från kommunfullmäktige och, via delegation, från kommunstyrelsen. 

I övrigt, förutom av lag och författning, regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom Falu Kommuns företagspolicy, bolagsordningen, kommunstyrelsens reglemente. 

2. Kommunens direktivrätt 

Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv, förutsatt att de ej står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. 

3. Kommunens insyn och ägarfunktion 

Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ägarfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsens reglemente och kommunens företagspolicy. 

Kommunstyrelsen skall ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Karaktären och omfattningen av den löpande informationen skall fastställas efter samråd med moderbolagets styrelse. 

Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag. 

4. Ändamålet med bolagets verksamhet 

För Falu Kommun är det väsentligt att kunna erbjuda ett attraktivt boende och därigenom medverka till att utveckla Falu kommun som en attraktiv bostads-, näringslivs- och utbildningsort. Bolaget skall utifrån detta övergripande allmännyttiga syfte med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip: 

Tillhandahålla ett brett utbud av hyresrätter 

Bolaget ska tillhandahålla ett brett utbud av hyresrätter, både ur ett geografiskt perspektiv och ur ett produktperspektiv. 

Bidra till tillväxt 

För att Falun ska uppnå målsättningen att växa och ett ökat invånarantal krävs tillskott på bostadsmarknaden. Bolaget ska därför vara en ledande aktör genom att bygga och förvalta attraktiva och prisvärda bostäder. 

Bidra till ett gott samhälle 

Alla hyresgäster ska ha rätt till ett helt, rent, snyggt och tryggt boende oavsett område. Hyresgästernas medinflytande ska ses som en naturlig del i bolagets utveckling. 

5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet 

Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att fortlöpande se över och anpassa organisationen så att den på bästa sätt skall stödja bolagets ändamål. 

Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala och allmännyttiga ändamålet med verksamheten. Detta innebär att bolaget är undantaget kommunallagens självkostnadsprincip och förbudet mot att bedriva näringsverksamhet i vinstsyfte. Bolaget skall drivas så att en sådan långsiktig ekonomisk ställning som beskrivs i paragraf 6 upprätthålls samt iaktta de begränsningar och förutsättningar som ligger i att vara en långskiktig, seriös fastighetsägare på hyresmarknaden inom ramen för de regler och normer som gäller för denna sektor. 

Bolaget skall verka utifrån ett koncernperspektiv vilket innebär att bolaget i tillämpliga delar ska beakta de grundprinciper som gäller inom Falu Kommun, exempelvis i frågor avseende personal, säkerhet och ekonomi. 

6. Ekonomi 

Värdering av bolagets fastigheter 

Bolaget skall årligen göra en intern marknadsvärdering av sitt fastighetsbestånd baserat på vedertagna principer för fastighetsvärdering. Arbetet skall kvalitetssäkras genom extern värdering med jämna årsintervall. Den aktuella värderingen ligger till grund för beräkning av bolagets långsiktiga avkastning. 

Långsiktig avkastning och soliditet 

Bolagets långsiktiga finansiella mål, mätt som ett genomsnitt över rullande femårsperiod ska understödja god lönsamhet, finansiell stabilitet och investeringar utan ägartillskott. De definierade målen är direktavkastning och soliditet. 

Bolagets direktavkastning, beräknat på aktuell marknadsvärdering, ska långsiktigt vara på nivån runt 6 procent, i likhet med övriga långsiktiga förvaltande fastighetsägare på bostadsmarknaden i regionen. 

Bolaget ska ha en långsiktig soliditet på minst 15 procent. 

Lån och borgen 

Kommunfullmäktige fastställer löpande ramar för kommunal borgen till Falu Kommuns helägda bolag. 

Då bolaget bedriver konkurrensutsatt verksamhet, skall bolaget betala en särskild borgensavgift till kommunen. Borgensavgiftens storlek fastställs i särskild ordning. 

7. Underställningsplikt 

Kommunfullmäktiges godkännande skall inhämtas såvitt avser: 

a) bildande och förvärv av dotterbolag 

b) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet 

Kommunfullmäktiges rätt att ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt framgår av bolagsordningen. 

Skulle olika meningar uppkomma i bolagets styrelse om fråga är av sådant slag att den skall underställas fullmäktige skall samråd ske med kommunstyrelsen. 

8. Budget och handlingsprogram

Bolaget skall årligen fastställa ett översiktligt handlingsprogram för de närmaste tre räkenskapsåren, varav det första planeras mer precist och omsätts i en årsbudget. Handlingsprogram och budget skall delges kommunstyrelsen senast under december månad året före budgetåret.  

9. Underlag för koncernredovisning 

Bolaget skall årligen, senast vid den tidpunkt som årligen fastställs, tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag styrelsen begär för upprättande av kommunens årsredovisning. 

10. Informationsskyldighet 

Bolaget skall hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. En del av denna information skall lämnas i form av dels budget för kommande år enligt punkt 8 ovan, dels ekonomisk och verksamhetsmässig uppföljning relaterad till innevarande års budgeterade verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunstyrelsen snarast översända: 

a) en ekonomisk och verksamhetsmässig rapport per tertial, vilken skall vara relaterad till innevarande års budgeterade verksamhet 

b) protokoll från bolagsstämma 

c) protokoll från styrelsesammanträde 

d) bolagets årsredovisning 

e) revisionsberättelse 

Uppgifter om enskilda leverantörers och hyresgästers ekonomiska förhållanden skall inte lämnas ut om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Hänvisning skall vid vägrat utlämnande ske till aktuellt lagrum i offentlighets- och sekretesslagen. 

11. Allmänhetens rätt att ta del av bolagets handlingar 

Bolaget omfattas enligt lag av offentlighetsprincipen. Frågan om utlämnande av allmän handling avgörs av verkställande direktören eller annan person om vd så beslutar. Vägran att utlämna handling skall på begäran prövas av bolagets styrelse. 

Bolaget skall tillämpa den för kommunen, vid var tid, gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar. 

Allmänna handlingar skall förvaras enligt fastställd arkivbildningsplan. 

12. Upphandling 

Lagen om offentlig upphandling är tillämplig på de kommunala bolagen. Bolaget skall sträva efter att nå upphandlingsfördelar i samarbete med kommunen. 

13. Suppleanters inträde m.m

För suppleanters inträde i styrelsen skall ordningen för suppleanters inträde i kommunens nämnder tillämpas. Suppleant har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde även om han ej ersätter ledamot. Suppleant skall alltid kallas till styrelsesammanträde. Närvarande suppleant som ej ersätter ledamot har att iakttaga tystnadsplikt som gäller för ledamot. 

14. Instruktion för verkställande direktör

Styrelsen har enligt 8 kap. 29 § aktiebolagslagen att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Sådana riktlinjer och anvisningar skall utformas skriftligt i instruktion till verkställande direktören. Styrelsen skall tillse att instruktionen omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.  

I instruktionen skall anges inom bolaget förekommande ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till löpande förvaltning och således skall omfattas av verkställande direktörens kompetens. 

I instruktionen skall anges i vilken omfattning verkställande direktören, för styrelsen skall anmäla beslut han fattat. De sålunda anmälda besluten skall upptas i styrelseprotokoll. 

15. Arbetsordning för styrelsen

Styrelsen skall årligen utarbeta och anta arbetsordning för sitt eget arbete. 

16. Förvaltningsberättelsens innehåll

Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma. 

17. Revision

Bolagets revisor skall, utifrån vad aktiebolagslagen stadgar, revidera årsredovisning och bokföring samt styrelsens och den verkställande direktörens förvaltning. Lekmannarevisorn skall utifrån det kommunala syftet med bolagets verksamhet pröva huruvida denna utövats på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synvinkel tillfredsställande sätt och om företagets interna styrning är tillräcklig. En samordning skall ske mellan dessa två skilda revisionsinsatser. 

18. Upphandling av revisorer 

I revisionsreglementet, § 14, anges att i företag enligt 3 kap. 17 och 18 §§ kommunallagen, där för revision krävs auktoriserad eller godkänd revisor, skall kommunens revisorer ansvara för upphandlingen av dessa tjänster. Denna upphandling utgör underlag för bolagsstämmans beslut om utseende av revisorer. I sitt arbete med granskning av de företag som angivits ovan, äger förtroendevald revisor rätt till erforderligt biträde av sakkunniga. Kostnader härför belastar företaget. 

Revisorerna bedömer och beräknar, i samråd med företagets ledning, omfattningen på granskningen och omsätter denna i en revisionsbudget. Revisorernas budget tillställs företagets ledning för att integreras i företagets totala budget.